Medewerker Financiën en Administratie

Functie

Als veelomvattend financieel en leidinggevend personeel ben je voornamelijk verantwoordelijk voor het vlotte en correcte beheer van financiële processen. Daarnaast bied je administratieve en logistieke ondersteuning aan docenten en medewerkers. Samen met directe collega’s zorg je voor professionele administratieve ondersteuning.

Deze functie omvat voornamelijk de volgende taken:

• Organisatie van het financiële proces
• Initiëren en opvolgen van financiële transacties (bestellingen, facturen, kostentabellen, enz.).
• Algemeen financieel beheer (leverancierscontact, beheer kantoorinfrastructuur, interne kosten, enz.).
• Krediet- en budgetopvolging (rapporten van uitgaven, inkomsten, saldi, enz.).
• Ondersteunen van personeelsmanagement (personeelsbeheer, enz.)
• Genereer verschillende rapporten ter ondersteuning van het lerarenbeheer.
• Alumnidatamanagement en financiële managementondersteuning voor alumniverenigingen.
• Volg lokale en centrale taken en deadlines op.
• Volg nieuwe administratieve en financiële procedures en richtlijnen zowel binnen als buiten het college.
• Ondersteuning voor leerkrachtactiviteiten
• De administratieve contactpersoon van de docent (telefoon, e-mail, balie).
• Algemeen beheer (mailinglijsten, vergaderzalen boeken, archivering, toegangscontrole, etc.).
• Ondersteun de communicatie met collega’s en studenten, inclusief vertaling (Nl, E).
• Ondersteun de organisatie van bijeenkomsten en evenementen (lanceringsdagen, promotiefeesten, informatiedagen, teamactiviteiten, alumnibijeenkomsten, enz.).
• Algemene ondersteuning voor collega’s (in piekperiodes, als back-up tijdens afwezigheid).

Je komt terecht in een team van enthousiaste collega’s die samenwerken in een universitaire sfeer. Je rapporteert aan de administratief directeur van de hogeschool. Het kantoor van de hogeschool bevindt zich op de campus van Arenberg in Heverlee.

Bedrijfsprofiel:

Er is een vacature voor financieel en administratief personeel in de School voor Bio-ingenieurswetenschappen van de Groep Wetenschap en Technologie van de KU Leuven.

Binnen de groep wetenschap en technologie is de School of Bio-ingenieurswetenschappen verantwoordelijk voor de organisatie van bacheloropleidingen, enkele masteropleidingen en doctoraatsprogramma’s. Daartoe trekt de school vooral professoren aan uit de onderzoeksafdelingen Aard- en Milieuwetenschappen, Biologische Systemen en Microbiële en Moleculaire Systemen, en werkt ze samen met de Arenberg School of Doctors. Jaarlijks organiseren we academische contacten en online onderwijs voor 2.300 bachelor-, master- en doctoraatsstudenten.

Een actief team van 30 medewerkers zorgt voor beleidsmatige, administratieve, logistieke en inhoudelijke ondersteuning van de opleiding van lerarenorganisaties en is samen verantwoordelijk voor de lerarenadministratie, het studentenmanagement, de praktijkopleiding, het leerloopbaanoverleg, de ondersteuning van het onderwijsbeleid en de internationalisering. Externe relaties,…

Aanbod

In deze job aan de School of Bio-ingenieurswetenschappen word je lid van de KU Leuven, een universiteit met 13.000 collega’s die gezamenlijk toponderwijs en onderzoek kunnen uitvoeren. Dit omvat een opwindende werkomgeving, die kansen biedt om ervaring op te doen en vaardigheden te ontwikkelen. Daarnaast zijn er lokaal en centraal diverse maatregelen genomen om het welzijn en de tevredenheid van collega’s in deze werkomgeving te waarborgen.

We bieden voor onbepaalde tijd fulltime werk aan. Kan deeltijds werken (80% of 90%). Afhankelijk van je relevante ervaring en bekwaamheid is de functie gerelateerd aan het 4e of 5e salaris.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelordiploma behaald (of gelijkwaardig door ervaring) en hebt bij voorkeur relevante werkervaring.
• Je voelt je goed in de rol van assistent-management.
• U kunt nauwkeurig werken en op details letten en u gebruikt graag cijfers.
• Je bent een goede communicator en altijd klantgericht.
• Je bent goed in organiseren, plannen en opvolgen.
• Je gaat actief op zoek naar oplossingen voor problemen.
• Je bent flexibel en stressbestendig en kunt zelfstandig werken.
• Je presteert goed in het team.
• Je hebt een goede kennis van MS Office Word en Excel. SAP-ervaring is een extra troef.

Het hebben van een KU Leuven-kwalificatie als financiële antenne is een pluspunt. Deze certificering kan ook worden behaald via een intern opleidingsprogramma in het eerste werkjaar.

Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken in het Nederlands en Engels. U kunt vloeiend vertalen van het Nederlands naar het Engels en vice versa.

Administratieve en financiële beheersprocedures, monitoringactiviteiten en rapportage aan het management, geïdentificeerde en geïnitieerde indicatoren

Professional (Key) Bachelor Degree (PBA)