Wat komt er kijken bij de overstap naar een ERP systeem

Nadat er een keuze is gemaakt voor het juiste ERP systeem, breekt de belangrijkste fase aan; de implementatie van het ERP systeem. Een goede voorbereiding is hierin cruciaal voor zowel het management als voor de werknemers die met de software gaan werken. Er komen verschillende stappen bij dit proces kijken om een goede basis te creëren:

1.     Het vertrekpunt van een succesvolle ERP implementatie is het samenstellen van het projectteam. Daarvoor is het van groot belang om te weten wat er allemaal geregeld moet worden en wie voor welke taak verantwoordelijk is. Vrijwel iedere medewerker in het bedrijf krijgt met de implementatie te maken. Zorg er daarom voor dat bij nagenoeg elk onderdeel van een organisatie in het projectteam vertegenwoordigd zijn.

 2.    Tijdens de voorbereiding is het verstandig om diverse overlegmomenten in te plannen met alle afdelingen. Door middel van gestructureerde discussies met medewerkers zal er een helder beeld gecreëerd worden van alle bedrijfsprocessen en hoe deze verbeterd kunnen worden. Zorg ervoor dat alle uitkomsten van de discussies goed zijn gedocumenteerd. Maak vervolgens alle bevindingen inzichtelijk door te identificeren waar het ERP systeem kan bijdragen.

3.     Verzamel vervolgens alle informatie en verwerk dit in een projectplan. Het projectplan zal de rode draad zijn tijdens de implementatie.Hoewel de planning een belangrijk onderdeel zal zijn in het projectplan, is flexibiliteit ook een vereiste. Er zal namelijk gaandeweg van de implementatie vast nog wat andere zaken naar boven komen drijven, waardoor de planning zal verschuiven.

 4.   Zorg ervoor dat alle data is voorbereid om overgezet te worden. Dit begint met een analyse hoe de data momenteel is gestructureerd en hoe deze zal worden beheerd vanuit het nieuwe gekozen ERP systeem. De incorrecte en volledige data moeten zo veel mogelijk worden opgeschoond en aangevuld zodat alles op orde is. Dit voorkomt dat er irrelevante data wordt toegevoegd aan het nieuwe systeem.

5.     Een ontzettend belangrijk onderdeel voor een geslaagde implementatie is het faciliteren van trainingen en support voor de werknemers. Een ERP systeem zal namelijk een grote verandering zijn in de dagelijkse werkzaamheden van het personeel. Zorg ervoor dat iedereen de juiste wegwijs krijgt en de nodige support voor én na de implementatie.

6.     Als laatste is het aan te raden om regelmatig te communiceren naar alle medewerkers hoe het implementatie proces verloopt. Zo zal iedereen altijd op de hoogte blijven van wat er actueel gaande is.

Hoe kies je de juiste implementatie partner?

De keuze voor een ERP leverancier speelt een belangrijke rol. Een goede match voorkomt veel tegenslagen tijdens de implementatiefase. Het ERP systeem van Exact brengt meerdere bedrijfsprocessen zoals financiële, logistieke en administratieve processen, onder in één systeem.
Exact is de marktleider in business software in de Benelux. Benieuwd naar de mogelijkheden? Zorg ervoor dat je goed onderzoek doet welke Exact partner bij jouw onderneming past. En vergeet niet; een goede voorbereiding is het halve werk.